Organisation des soins

 

FONCTIONNEMENT DES SOINS

Toutes ces mesures sont considérées comme lues et approuvées par le patient (et/ou ses parents) dès qu'une prise en charge est mise en place

 

 

Madame, Monsieur,

 

Nous entamons une rééducation orthophonique.

Cette prise en charge est souvent relativement longue et nous allons nous voir souvent, sans doute longtemps, et je sais bien que c’est contraignant.

Pour que nos relations soient bonnes, favorisant ainsi l’efficacité de la rééducation, je souhaite poser les bases d’une interaction sereine et détailler le fonctionnement de la prise en charge :

 

• MATERIEL (concernant les rééducations des enfants) :

Pour les rééducations, merci de prévoir le matériel suivant :

• Un cahier de brouillon qui restera au cabinet ; peu importe le format.
• Un porte-vues à rapporter à chaque séance : nous y glisserons les fiches faites en séances, qui serviront de support à la maison et à l’école, ainsi que d’éventuels exercices à travailler à la maison. Il pourra également servir à la communication entre nous si nous nous voyons peu.

• REGULARITE ET ABSENCES

En début de rééducation nous convenons d’un horaire de RDV fixe. L’efficacité de la rééducation dépend en grande partie de la régularité des séances. Aussi, lorsque vous prenez des RDV par ailleurs, privilégiez fortement les horaires hors orthophonie.

Certains patients, très disponibles, ou au contraire ayant des horaires changeants, n’ont pas de créneau fixe, et je les vois sur les créneaux de mes patients absents. Aussi est-il primordial de me prévenir de vos absences aussi tôt que possible, afin que je puisse leur proposer les horaires vacants. Je vous préviendrai pour ma part au plus tôt en cas de RDV annulé.

 

/!\ Attention, tout RDV non décommandé 24h avant pourra faire l'objet d'une demande de règlement du montant d'une séance, NON REMBOURSE par la sécurité sociale et la mutuelle.

Evidemment, une erreur peut arriver, ainsi que des aléas de dernière minute, je resterai bien sûr tolérante selon la fréquence des absences.

• Au 3ème RDV non-honoré, et non décommandé à l’avance, la prise en charge s'arrêtera automatiquement et le dossier sera définitivement clos. Le créneau sera proposé à un patient plus disponible pour sa prise en charge.
• En cas d’absences répétées, MÊME DECOMMANDEES, la prise en charge s’arrêtera également: les soins nécessitent de la régularité pour être efficaces.

 

• PRISE DE RDV / ANNULATIONS EN LIGNE

Afin de faciliter la gestion des RDV, j’utilise la plateforme Perfactive, accessible avec le lien suivant : Solenne Gauthier - Prise de RDV en ligne

 

Prise de RDV en ligne pour: - les périodes de vacances scolaires - les patients n'ayant pas de créneau fixe: les créneaux des absents vous seront ouverts - déplacer vos RDV, annuler les RDV - Ajouter des RDV supplémentaires sur les absents si vous souhaitez intensifier la prise en chage. - pour les parents: prendre RDV pour un entretien si vous ne pouvez venir au RDV habituel de votre enfant.

Ce site vous permettra de consulter les horaires de vos séances, me signaler une absence, être informé d'une annulation de ma part, ou prendre RDV en ligne.

 

 

• PONCTUALITE

Dans la mesure du possible, veuillez arriver à l’heure, je ne peux pas décaler les horaires de séances et désavantager les patients suivants. Les séances sont courtes, et afin de rester efficace il est important de pouvoir disposer du temps total de la séance pour les soins.

En cas de retard de plus de 5 min prévenez-moi. En cas de retard de 15 min, la séance n’aura pas lieu. 

J’essaie pour ma part de terminer les séances à l’heure, et de vous prévenir si j’ai du retard (notamment pour les soins à domicile).

 

• LOCAUX

Quelques rappels de règles concernant les locaux :

• • Pensez à fermer la porte d’entrée l’hiver ;
  • Suite à des incivilités, nos WC sont privés et ne pourront vous être ouverts qu’en cas de réelle urgence. Merci de prendre vos dispositions avant de venir à votre RDV ;
  • Le hall d’entrée est très sonore : n’y restez pas, privilégiez la salle d’attente ;
  • Pensez à sonner lorsque vous arrivez, sinon je ne peux pas savoir que vous êtes là.

 

• VACANCES SCOLAIRES

Le cabinet ne dépend pas du calendrier scolaire, cependant, bien souvent, nombre de mes patients sont absents sur ces périodes. Aussi, je regroupe mes RDV restants, et ne pourrai pas forcément vous recevoir à votre horaire habituel.

J’ouvrirai les réservations en ligne avant ces périodes afin que vous puissiez prendre RDV. Vous en serez informés par mail.

 

NB : Les absences sont très fréquentes sur ces périodes. Je ne force absolument pas à conserver les RDV pendant les vacances, donc ne prenez RDV que si vous prévoyez réellement de venir, et d’organiser vos activités en conséquence.

 

• TIERS PAYANT ET ADMINISTRATIF

Les soins orthophoniques sont remboursés à 60% par votre caisse de sécurité sociale et à 40% par votre mutuelle si vous en avez une.

Je pratique le tiers payant généralisé qui simplifie les choses et vous évite d'avancer les frais le temps d'être remboursé. Je vous rappelle que je n'ai aucune obligation de pratiquer le tiers payant (Hors ALD et CMU).

Afin d'être réglée des séances j'ai donc besoin de pouvoir passer régulièrement votre carte vitale (A JOUR). Pensez aussi à me prévenir de tout changement de mutuelle.

 

En cas de difficulté à me faire régler (pour quelque raison que ce soit), il vous sera demandé de me régler les soins, et j'établirai les documents nécessaires à votre remboursement (feuille de soin et demande de remboursement à la mutuelle). Vous serez ainsi remboursé des soins par votre caisse et votre mutuelle.

 

• COMMUNICATION

La communication est primordiale. Je suis aussi là pour vous conseiller, vous guider afin d’aider au mieux mes patients, et tenir informé leur entourage de la rééducation si nécessaire.

Nous pouvons prendre ce temps d'échange sur l'horaire de la séance, ou convenir d'un autre RDV. Nous pouvons également convenir d’un RDV en visio-conférence si cela est plus simple pour vous.

N’hésitez surtout pas à me contacter.

Vous avez également la possibilité de me joindre par mail : [email protected]

Concernant les échanges avec l’école : L’orthophonie est un acte paramédical, et donc soumis au secret médical. Je ne peux communiquer avec les enseignants sans votre accord, de même que je ne peux transmettre de document écrit qu’au médecin scolaire.

Pour des raisons d’organisation je ne me rends pas aux réunions, mais là encore, je suis tout à faire disposée à prendre le temps d’échanger avec les enseignants par téléphone ou mail concernant les difficultés rencontrées en classe et en séance. Ces échanges sont riches et bénéfiques pour la prise en charge, et permettent une approche coordonnée des enseignements et du suivi.

 

• TELESOIN

Je pratique le télésoin, pour les rééducations pour lesquelles ce moyen n’a pas d’impact sur la qualité des soins. N’hésitez pas à m’en parler.

 

 

N’hésitez pas à aborder les points qui vous semblent problématiques afin que nous en discutions ensemble.